Überblick
Die Buchführung (auch: Finanzbuchhaltung) ist eine zentrale Aufgabe eines jeden Unternehmers und gesetzlich vorgeschrieben. Sie ist jedoch nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch das Fundament für die finanzielle und wirtschaftliche Planung und Kontrolle des Geschäfts. Gleichzeitig ist Buchführung jedoch auch zeitaufwändig, komplex und benötigt zusätzlich handelsrechtliches und steuerliches Wissen. Wir möchten Ihnen zeigen, wie Sie mit unserer Unterstützung wertvolle Zeit für Ihr Unternehmen gewinnen, jederzeit rechtskonform sind und gleichzeitig den vollen Überblick über Ihre Zahlen bekommen.
Gesetzliche Regelungen
Welche gesetzlichen Regelungen und Pflichten gelten für die Buchführung in Deutschland?
Die Buchführung ist nach §238 HGB grundsätzlich für jeden Kaufmann verpflichtend und kennt nur Ausnahmen für kleine Einzelunternehmen und Freiberufler. Darüber hinaus ist sie über §140 AO auch für steuerliche Zwecke zwingend erforderlich.
Denn sie bildet auch die wesentliche Grundlage für die Besteuerung des Unternehmens. Zudem muss sie nach klaren Vorschriften erstellt werden (sogenannte „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“), wobei für steuerliche Zwecke weitere, ergänzende Regelungen und Maßstäbe gelten.
Eine fehlende oder nicht ordnungsgemäß erstellte Buchführung kann zu schwerwiegenden Strafen führen, entweder in Form von Geldbußen, Schätzungen des Gewinns durch das Finanzamt oder gar Freiheitsstrafen. Die Buchführung stellt daher für alle Betriebe eine wesentliche Pflicht und ein potenzielles Risiko dar.
Buchführung & finanzielle Planung
Die Buchführung als Fundament der finanziellen Planung und Kontrolle
Neben der gesetzlichen Pflicht zur Buchführung ist sie zusätzlich auch das Fundament für die finanzielle und wirtschaftliche Planung und Kontrolle des Geschäfts. Nur mit einer zeitnahen und korrekten Buchführung ist es möglich, Entwicklungen im Geschäftsbetrieb frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen daraus abzuleiten. Über die Buchführung kann auch eine kurz- und mittelfristige Planung erfolgen, sei es für Investitionen, Projekte oder Maßnahmen, die dem Wachstum des Betriebs dienen.
Im Ergebnis ist die Buchführung somit nicht nur eine rein gesetzliche Pflicht, sondern auch ein „Must-Have“ für jeden Unternehmer, um das Geschäft operativ und strategisch planen und steuern zu können und langfristig erfolgreich zu sein.
Wann greift die Befreiung von der Buchführung?
Ausnahme für kleine Unternehmen und Freiberufler
Kleine Einzelunternehmen, welche in zwei aufeinanderfolgenden Jahren weniger als 800.000 EUR Umsatzerlöse und weniger als 80.000 EUR Jahresüberschuss erzielt haben, sind handelsrechtlich nach §241a HGB von der Pflicht zur Buchführung befreit. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass das deutsche Steuerrecht hier eigene Regelungen beinhaltet. So müssen gewerblich tätige Einzelunternehmen nach §141 AO auch dann eine Buchführung vornehmen, wenn ihr Umsatz in einem Jahr mehr als 800.000 EUR oder ihr Gewinn mehr als 80.000 EUR beträgt. Insoweit kann es auch zu einer rein steuerrechtlichen Buchführungspflicht kommen.
Für Freiberufler selbst gibt es grundsätzlich keine Buchführungspflicht, weder handelsrechtlich noch steuerrechtlich. Die Buchführung ist somit für Freiberufler lediglich freiwillig.
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Die Alternative zur Buchführung
Ungeachtet einer Buchführungspflicht verlangt das deutsche Finanzamt eine Gewinnermittlung auch in den Fällen, in denen keine Buchführung erforderlich ist. Hierdurch wird die zutreffende Besteuerung des Unternehmens sichergestellt.
In diesen Fällen kann nach §4 Abs. 3 EStG eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchgeführt werden. Hierbei werden hauptsächlich die Zahlungsströme (Zahlungseingang und Zahlungsausgang) des Betriebs bzw. der freiberuflichen Tätigkeit betrachtet. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind jedoch zusätzliche Besonderheiten im Vergleich zur klassischen Buchführung zu berücksichtigen, wie z.B. die 10-Tages-Regelung bei wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben (§11 Abs. 1 S. 2 und §11 Abs. 2 S. 2 EStG).
In jedem Fall gelten für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung die gleichen steuerlichen Anforderungen an die Aufzeichnung und Dokumentation wie bei der Buchführung, sodass auch hier eine zeitnahe und korrekte Erfassung der Geschäftsvorfälle zwingend erforderlich ist.
Pflicht zur Buchführung
Überblick
Durch die untenstehende Übersicht können Sie direkt erkennen, ob Sie eine Buchführung erstellen müssen. In den Fällen, in denen keine Pflicht zur Buchführung besteht, ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen.
Rechtsform
Buchführung
Freiberufler
Nein
Einzelkaufleute
Abhängig von Unternehmensgröße:
Pflicht nach HGB:
In zwei aufeinanderfolgenden Jahren
- Gewinn größer 60.000 EUR und
- Umsatz größer 600.000 EUR
Pflicht nach AO:
In einem Jahr
- Gewinn größer 60.000 EUR oder
- Umsatz größer 600.000 EUR
Personenhandelsgesellschaft
(z.B. OHG, KG, GmbH & Co. KG)
Ja
Kapitalgesellschaft
(z.B. UG, GmbH, AG)
Ja
Herausforderungen bei der Buchführung
Welche Herausforderungen existieren für Unternehmer und Freiberufler bei der Buchführung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung?
Egal ob Buchführung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Es handelt sich um eine zeitintensive und komplexe Tätigkeit mit unterschiedlichen Anforderungen und gesetzlichen Regelungen. Für Unternehmer und Freiberufler steht das eigene Geschäft und die operative und strategische Arbeit am Business selbst im Vordergrund.
Die Buchführung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung führt insoweit zu einem häufigen Konflikt: Als gesetzliche Pflicht sowie Grundlage für die finanzielle Planung und Kontrolle ist sie ein unverzichtbarer Teil des Geschäfts. Gleichzeitig benötigt sie viel Zeit, Know-How, weitere Tools und lenkt Unternehmer und Freiberufler somit von ihrem Kerngeschäft ab.
Überdies stellen formelle und/oder fachliche Fehler in der Buchführung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung wesentliche Risiken dar, welche durch die Zusammenarbeit mit uns vermieden werden können.
Ihre Vorteile bei der Zusammenarbeit
Welche Vorteile bietet die Zusammenarbeit mit uns und wie unterstützen wir Sie bei der Buchführung?
Damit Sie sich ganz auf Ihr Geschäft fokussieren können, unterstützen wir Sie gerne bei der Übernahme und Erstellung Ihrer Buchführung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Unter Einsatz moderner und digitaler Tools und Schnittstellen (DATEV und DATEV Unternehmen Online) erstellen wir, basierend auf Ihren Belegen, monatlich Ihre Buchführung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Zusätzlich kümmern wir uns als Steuerberatung um die damit verbundenen steuerlichen Meldepflichten wie z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Nach Abschluss der Finanzbuchhaltung stellen wir Ihnen gerne weiterführende betriebswirtschaftliche Auswertungen und Reports zur Verfügung. Hierdurch erhalten Sie zeitnah einen Überblick über die finanzielle Lage Ihres Geschäfts und können auf dieser Basis die weitere Planung und Entwicklung vornehmen.
Im Ergebnis gewinnen Sie durch unsere Unterstützung kostbare Zeit für Ihr Business, vermeiden Fehler und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen. Sie stellen Ihre Belege zur Verfügung, wir kümmern uns um alles Weitere.
Als Steuerberatung können wir, basierend auf der Buchführung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung, zusätzlich Ihren Jahresabschluss und Ihre Steuererklärungen erstellen. Für Sie bedeutet dies: Eine zentrale Anlaufstelle für all Ihre finanziellen und steuerlichen Angelegenheiten.
Unser Ansatz und unsere Leistungen
Unser strukturierter Ansatz
Bei der Übernahme und Erstellung Ihrer Finanzbuchhaltung verfolgen wir einen strukturierten Ansatz und bieten Ihnen auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen gezielt unsere Leistungen an. Für unsere Leistungen vereinbaren wir mit Ihnen grundsätzlich einen monatlichen Festpreis, sodass Sie nicht überrascht werden und sicher planen können. Die Zusammenarbeit erfolgt dabei nach einem klar strukturierten Vorgehen:
1. Gemeinsames Kennenlernen, Ermittlung des Leistungsumfangs und Angebot
- In einem Gespräch (Telefonat oder Videocall) lernen wir uns gemeinsam kennen und tauschen uns über Ihr Geschäft, Ihre aktuelle Situation und Ihre Anforderungen aus
- Basierend auf diesem Gespräch ermitteln wir Ihren Leistungsumfang hinsichtlich der Buchführung und stimmen diesen aktiv mit Ihnen ab, sodass Sie ein maßgeschneidertes Paket von uns erhalten
- Abschließend erstellen wir Ihnen gerne ein Angebot für unsere Leistungen zum Festpreis
2. Optional: Übernahme Ihrer bisherigen Buchführung
- Für den Fall, dass Ihre Finanzbuchhaltung in der Vergangenheit extern durchgeführt worden ist (z.B. durch einen Steuerberater oder Bilanzbuchhalter), organisieren wir auf Ihren Wunsch hin gerne die Übernahme der Unterlagen und bisherigen Daten in unsere Systeme
- Falls Sie bislang selbst gebucht haben, übernehmen wir gerne die historischen Unterlagen und Daten von Ihnen und übernehmen diese in unsere Systeme
3. Abstimmung eines Prozesses für Beleg- und Datenbereitstellung sowie Einrichtung und Organisation der Buchführung / Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- Gemeinsam entwickeln wir einen digitalen Prozess zur Belegbereitstellung durch Sie sowie für die Datenbereitstellung durch uns. Wir empfehlen hierfür die Nutzung von DATEV Unternehmen Online.
- Beruhend auf Ihren Anforderungen richten wir in unseren Systemen die Buchführung ein
- Dies umfasst, auf Wunsch, auch die Einrichtung von Kostenstellen, individuellen Konten, individuellen Buchungstexten, Auswertungen, etc.
4. Monatliche Erstellung der Buchführung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- Sie stellen uns regelmäßig (mindestens monatlich) die Belege und weiterführende Unterlagen zur Verfügung
- Aufbauend darauf erstellen wir monatlich Ihre Finanzbuchhaltung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- Hierbei stimmen wir uns im Vorfeld eng mit Ihnen hinsichtlich der Ausübung von Wahlrechten ab, sodass Sie die für sich optimale Buchführung erhalten
- Ebenso reichen wir, sofern erforderlich, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen für Sie beim Finanzamt ein
- Abschließend stellen wir Ihnen die abgestimmten Unterlagen und Auswertungen digital zur Verfügung
Wie können Sie uns kontaktieren?
Möchten Sie eine stets aktuelle und digitale Buchführung mit einem klaren Überblick und ohne zusätzlichen Zeitaufwand? Mit unserer Unterstützung ermitteln wir gemeinsam die für Sie optimale Buchführung, sodass Sie zusätzliche Zeit für Ihr Geschäft gewinnen und sich ganz darauf fokussieren. Nehmen Sie hierzu gerne Kontakt mit uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular auf.
Jetzt Kontakt aufnehmenUnsere Leistungen – Ihr Vorteil
Durch unsere Leistungen bei der Buchführung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung sparen Sie Zeit, sodass Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Gleichzeitig profitieren Sie von unserer fachlichen Expertise und reduzieren damit Risiken. Zudem sorgt unsere professionelle Finanzbuchhaltung für Transparenz, Planungssicherheit und eine verlässliche Grundlage für Ihre unternehmerischen Entscheidungen.
Somit wird die Buchführung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Sie zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor für Sie.
FAQ
Häufige Fragen zur Buchführung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Ja, Sie sind sowohl nach dem HGB als auch nach dem Steuerrecht grundsätzlich dazu verpflichtet. Ausnahmen existieren nur für kleine Einzelunternehmen und Freiberufler.
Dies kann nicht pauschal beantwortet werden. Unsere Gebühren werden von uns individuell auf Basis mehrerer Faktoren wie z.B. Komplexität des Geschäfts, Anzahl der Belege, Umsatz, Gewinn, etc. berechnet. Basierend darauf bieten wir Ihnen unsere Leistungen grundsätzlich als monatlichen Festpreis an.
Dies ist in §241a HGB definiert. Sie sind von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit, wenn Sie ein Einzelunternehmen betreiben und in zwei aufeinanderfolgenden Jahren Ihr Umsatz weniger als 800.000 EUR und Ihr Jahresüberschuss weniger als 80.000 EUR beträgt. Vorsicht: Steuerlich sind Sie bereits dann zur Buchführung verpflichtet, wenn Sie in einem Jahr mehr als 800.000 EUR Umsatz oder mehr als 80.000 EUR Gewinn erzielt haben
Ja, in diesen Fällen müssen Sie für steuerliche Zwecke mindestens eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen und die entsprechenden Buchungen aufzeichnen
Die Rechtsfolgen können weitreichend sein. So können zum einen Geldbußen verhängt werden, zum anderen sind auch Schätzungen des Gewinns durch das Finanzamt möglich (§162 AO). Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt aus dem Fehlen einer Buchführung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine Ordnungswidrigkeit nach §378 AO oder sogar eine Steuerhinterziehung nach §370 AO ableiten, welche mit Freiheitsstrafe geahndet werden kann.
Nein, da auch für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung die steuerlichen Anforderungen der sog. „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ gelten. Hierdurch ist eine Nutzung von Excel ausgeschlossen.
Wir nutzen in unserer Kanzlei DATEV für die Finanzbuchhaltung und überwiegend DATEV Unternehmen Online (DUO) für den Daten- und Belegaustausch sowie für die Bereitstellung von Auswertungen. In Ausnahmefällen kommen für den Belegaustausch auch andere Programme zum Einsatz (z.B. geschlossene Datenräume)
Für Selbstbucher bieten wir eigenständige Leistungen wie z.B. die Überwachung der Finanzbuchhaltung und Übernahme nach DATEV zur weiteren Bearbeitung (z.B. für Jahresabschlüsse und Steuererklärungen) an. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.
Ihr Anliegen verdient Klarheit.
Jetzt Kontakt aufnehmen!
Dennis Appelhoff, LL.M.
Steuerberatung
